online to do lijst

Mijn online to do lijst

Ik heb graag overzicht. Sterker nog… ik kan niet zonder. Mijn hoofd is simpelweg te klein om alles te kunnen onthouden. En zoals ik een aantal jaren geleden las in het boek Getting Things Done van David Allen; alles willen onthouden zorgt voor onrust. Op het moment dat je opschrijft wat er in je hoofd zit, op een plek waar je het ook weer terug kunt vinden, wordt je hoofd een stuk minder vol.
Toen ik net voor mezelf begon, lukte het nog om te werken met geschreven to-do-lijstjes. Tegenwoordig werk ik met een digitale versie van een to-do lijst.

Ik ben begonnen met Remember the Milk, naar aanleiding van een artikel van Patty Golsteijn. Wat ik handig vind aan een digitale to-do lijst, is dat je er taken in kunt zetten op een bepaalde datum, die je tot die datum ook niet ziet. Bijvoorbeeld een maandelijks terugkerende taak voor het doen van mijn administratie of een jaarlijkse taak van het doen van aangifte voor de belastingdienst.
Patty geeft regelmatig workshops over het gebruiken van Remember the Milk.

Sinds een paar maanden ben ik overgestapt naar een andere tool; Trello. Waar RTM werkt met taken die in een lijst verschijnen, werkt Trello met borden. Een voordeel vind ik dat de borden overzichtelijker zijn omdat je alles naast elkaar ziet in plaats van onder elkaar. In RTM bleef mijn later-lijst meestal onbekeken.
Bij een nieuwe tool kost het ook weer even tijd om uit te vinden hoe de indeling het handigst is. Ik heb er wat mee gestoeid, maar nu heb ik een indeling gevonden die voor mij heel goed werkt. Het zorgt voor overzicht en overzicht geeft mij zo veel rust.

Ik werk volgens het principe van de Getting Things Done methode. Dat betekent dat ik een “inbox” heb waarin ik taken die ik gedurende de dag bedenk noteer. Deze taken krijgen later een plek in een van de andere lijsten.
In de “later” lijst staan taken die niet deze week af hoeven te zijn. Indien er een datum is waarop de taak af moet zijn, geef ik deze aan als vervaldatum, zodat hij vanzelf naar boven komt op die datum.

Na deze later lijst staat mijn “wachten” lijst. Taken die waarop ik nog reactie verwacht van iemand. Opdrachten die in proef zijn bij klanten, offertes waar ik wacht op reactie of dingen die ik heb gevraagd en waarop ik nog een antwoord moet krijgen.

Daarna werk ik met daglijsten. Elke dag heeft een aparte lijst. Zo kan ik op maandagmorgen, als ik begin met werken, bekijken welke taken er uit mijn later lijst naar de komende week kunnen en op welke dag ik ze uit wil voeren. Omdat ik veel taken heb die wekelijks op dezelfde dag terugkomen, zoals bijvoorbeeld beelden maken voor een bepaalde klant, elke week op donderdag, kan ik deze taak laten staan en hoef ik niet zo veel te schuiven met taken.

De lijsten die erna komen zijn lijst die ik niet zo vaak bekijk.
Een “lezen” lijst met pdf’s en interessante artikelen die ik nog een keer wil nalezen.
En een “ingeplande taken” lijst. Hierin staan taken die ik maandelijks/jaarlijks moet doen. Deze taken hoef ik niet telkens te zien, maar alleen als ze relevant worden. De herhaling van deze taken heb ik zo ingesteld dat de taak een paar dagen voordat ik de taak af wil hebben deze in de inbox-lijst terechtkomt, zodat ik hem kan inplannen.

Weke tool gebruik jij om overzicht te houden op je to do lijst?

Wil je niets missen?
Schrijf je in en ontvang nieuwe artikelen direct in je mailbox.

Als extra bonus ontvang je een directe link naar mijn freebee-pagina met daarop onder andere mijn marketing-inhaakkalender en het social media marketingplan in 60 minuten!
Je ontvangt maximaal 2x per maand een mail van me en uitschrijven is heel gemakkelijk.