Mijn online to do lijst in Trello

Ik heb graag overzicht. Sterker nog… ik kan niet zonder. Mijn hoofd is simpelweg te klein om alles te kunnen onthouden. En zoals ik een aantal jaren geleden las in het boek Getting Things Done van David Allen; alles willen onthouden zorgt voor onrust. Op het moment dat je opschrijft wat er in je hoofd zit, op een plek waar je het ook weer terug kunt vinden, wordt je hoofd een stuk minder vol.
Toen ik net voor mezelf begon, lukte het nog om te werken met geschreven to-do-lijstjes. Tegenwoordig werk ik met een digitale versie van een to-do lijst.

Ik ben begonnen met Remember the Milk, naar aanleiding van een artikel van Patty Golsteijn. Wat ik handig vind aan een digitale to-do lijst, is dat je er taken in kunt zetten op een bepaalde datum, die je tot die datum ook niet ziet. Bijvoorbeeld een maandelijks terugkerende taak voor het doen van mijn administratie of een jaarlijkse taak van het doen van aangifte voor de belastingdienst.

Ik ben inmiddels een aantal jaren over op Trello. Waar RTM werkt met taken die in een lijst verschijnen, werkt Trello met borden. Een voordeel vind ik dat de borden overzichtelijker zijn omdat je alles naast elkaar ziet in plaats van onder elkaar. In RTM bleef mijn later-lijst meestal onbekeken.
Bij een nieuwe tool kost het ook weer even tijd om uit te vinden hoe de indeling het handigst is. Ik heb er wat mee gestoeid, maar nu heb ik een indeling gevonden die voor mij heel goed werkt. Het zorgt voor overzicht en overzicht geeft mij zo veel rust.

De lijsten die ik gebruik in Trello

Naar aanleiding van het beroemde boek “Getting Things Done” maak ik van al mijn to-do’s een aparte kaart. Deze kaart zet ik vervolgens in een lijst in Trello. In tegenstelling tot Getting Things Done, heb ik niet alleen een “Wachten”, “Later/Misschien” lijst, maar ook een lijst voor elke dag van de week. Hierin kan ik taken makkelijk schuiven van de ene naar de andere dag.

Handig van Trello: in elke kaart kun je notities maken en checklists en afbeeldingen toevoegen.

Ik werk met deze lijsten:
• Eigen Marketing; alle kaarten met marketing ideeën die ik heb en vroeg of laat wil oppakken.
• Later/Misschien alle dingen waar ik nog over na wil denken, zoals in Getting Things Done. Deze lijst met kaarten loop ik af en toe door en als ik iets bedenk dat ik niet wil vergeten, maar nog over na wil denken dan zet ik deze hier als een aparte kaart in.
• Wachten op bevat alle kaarten waarop ik nog antwoord moet krijgen van iemand; opdrachten die in proef zijn bij klanten, offertes waarbij ik wacht op reactie of dingen die ik heb gevraagd.
• In mijn “to do klanten” lijst staan taken die niet deze week af hoeven te zijn. Indien er een datum is waarop de taak af moet zijn, geef ik deze aan als vervaldatum, zodat hij vanzelf naar boven komt op die datum.
• Dan heb ik nog een “TO DO deze/volgende week” voor alle dingen die deze week af moeten en die ik in moet plannen, maar waarvan ik nog niet precies weet wanneer ik ze ga doen.
• Ik heb aparte daglijsten gemaakt voor elke dag van de week. Zo kan ik op maandagmorgen, als ik begin met werken, bekijken welke taken er uit mijn later lijst naar de komende week kunnen en op welke dag ik ze uit wil voeren.

De lijsten die erna komen zijn lijsten die ik niet zo vaak bekijk.
Een “privé” lijst met verlanglijstjes en cadeauideeën, mensen die ik een kaartje wil sturen en films en series die ik wil zien.
En een “ingeplande taken” lijst. Hierin staan taken die ik maandelijks/jaarlijks moet doen. Bijvoorbeeld de kaart administratie. Daar heb ik een checklist in aangemaakt, zodat ik elke maand weet wat ik moet doen (zoals facturen sturen, kilometeradministratie uitprinten, afschriften uitprinten). Als het het einde van de maand is, kopieer ik de kaart naar een dag en kan ik zo alle vinkjes voltooien.

Op deze manier heb ik heel veel overzicht in mijn dagelijkse en terugkerende taken (en daar hou ik van). Gebruik jij ook een online to-do lijst?

Dit blog is geschreven op 21-1-2017 en aangepast op 28-6-2021.