Wat betekent de AVG voor je nieuwsbrief?

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing. Een wet die de Wet Bescherming Persoonsgegevens vervangt om de privacy van burgers nog beter te beschermen.
De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).

Er zijn een aantal aandachtspunten waarmee je rekening moet houden als je een e-mailnieuwsbrief verstuurd.
Ik schreef dit blog in samenwerking met Mevrouw de Juriste, Danïelle Radstake.

Voor de aanmeldpagina

Op de pagina waar mensen zich als nieuwe abonnee kunnen aanmelden voor jouw nieuwsbrief, is het belangrijk dat je volledige en duidelijke informatie verstrekt. Als iemand toestemming verleent moet het een actieve handeling zijn, zoals het aanzetten van een vinkje.
Ook moet je duidelijk vermelden waarvoor iemand zich aanmeldt, hoe vaak je iets verstuurt en dat diegene zich eenvoudig kan uitschrijven. Wil je volledig zijn, dan kun je de privacyverklaring die je op je website hebt staan ook bij het formulier vermelden.
Let op: Ook je privacyverklaring moet je aan de nieuwe wetgeving aanpassen. Het is verstandig om voor het opstellen hiervan een jurist te raadplegen!
Je moet kunnen aantonen dat een persoon toestemming heeft verleend om je nieuwsbrief te krijgen. Je moet ook laten zien waarvoor, hoe en wanneer iemand deze toestemming heeft verleend.

Je mag niet zomaar om extra gegevens vragen

Wil je meer gegevens weten dan de ‘gewone’ informatie, zoals naam en e-mailadres? Bijvoorbeeld een geboortedatum om een verrassing op iemands verjaardag te kunnen sturen? Dan moet je laten weten waarom je dit nodig hebt en het mag geen verplicht veld zijn om je aan te kunnen melden.

Uitschrijfknop

Het hebben van een uitschrijfknop is voor je nieuwsbrief al een tijdje verplicht. Ook de AVG schrijft voor dat er een duidelijke uitschrijfknop in je nieuwsbrief staat.
Je moet dit duidelijk en eenvoudig naar de mensen communiceren. Als iemand zich uitschrijft, is het belangrijk dat diegene een bevestiging ontvangt dat hij/zij is afgemeld en waarvoor. Als iemand zich uitschrijft voor je nieuwsbrief, dan mag je diegene ook echt niet meer mailen. Ook niet als je iets heel interessants hebt waarvan je wil dat iedereen dit weet.
Op verzoek moet je persoonsgegevens ook echt verwijderen. Ook hier moet je kunnen aantonen dat de gegevens daadwerkelijk zijn verwijderd.

Voor bestaande e-maillijsten

Je moet van al je bestaande e-maillijsten kunnen aantonen hoe deze mensen op je lijst zijn gekomen en waarvoor deze mensen precies toestemming hebben gegeven.
Verstuur je een nieuwsbrief zonder toestemming van de ontvangers? Dan ben je in overtreding en de boetes zijn niet mis!
Is het al een tijd geleden dat je die toestemming hebt gekregen of heb je handmatig mensen toegevoegd aan je lijst? Dan is het netjes om te vragen of zij nog ingeschreven willen blijven voor de nieuwsbrief. Maak in die mail een ‘ja-’ en een ‘nee-knop’. Drukt iemand op ja, dan schrijft deze persoon zich als het ware opnieuw in voor je nieuwsbrief en hiermee kun je aantonen dat deze persoon zelf toestemming heeft gegeven om op je lijst te staan. Bij een nee of geen antwoord moet je deze persoon uitschrijven voor je nieuwsbrief. Vergeet niet deze inactieve abonnees helemaal te verwijderen van je lijst!

Check of je nieuwsbriefleverancier AVG-proof is

In het kort: Bij grote partijen, zoals MailChimp of Aweber, mag je verwachten dat ze nu of heel binnenkort zorgen voor een overeenkomst waarin de bescherming van gegevens geregeld wordt.

Is jouw nieuwsbrief klaar voor de AVG?

Met bovenstaande tips ben je qua nieuwsbrief een eind op weg om te voldoen aan de AVG. Twijfel je ergens over, dan raad ik je aan om dit met een gespecialiseerde partij te bespreken. Bijvoorbeeld met Daniëlle Radstake van Mevrouw de Juriste.

Zoek je iemand die je kan helpen om de praktische zaken te regelen? Een privacyverklaring op je website, het aanpassen van je inschrijfformulier en het mailen van je bestaande mailinglijst? Neem contact op!